Prospective  CAT  members  must  have  a minimum of 18 months remaining from their assignment date before their PRD (does not apply to mandatory membership). DATA SOURCES.—The  CAT  receives  specific training  in  using  the  following  resources  to  conduct command assessments:    Command training records, records on the Sailor of   the   month/quarter/year   award   file, meritorious    mast    records,    records    on discrimination   and   sexual   harassment complaints, and retention files    Interviews to gain valuable information, such as what is actually happening in a command as well as  what  people  perceive  is  happening  and  how they feel about it    Observations   (made   without   disturbing   the environment  or  injecting  a  bias)  to  determine what people actually do or how they behave and interact    Surveys to detect the command climate COLLECTION AND MAINTENANCE OF DEMOGRAPHIC DATA.—One   of   the   primary functions   of   the   annual   command   assessment   is collection   of   demographic   data   on   retention, advancement,   and   discipline.   Each   command determines   the   most   effective   method   of   data collection for its organization. All commands take the following  steps  in  the  collection  and  maintenance  of demographic data:    Classify   all   demographic   data   collection   and analysis by race/ethnic group, gender, paygrade, rating, division, and department.    Collect   and   analyze   all   reenlistment   and separation data (raw numbers and percentages). Retention   data   include   personnel   who   are eligible   to   reenlist   as   well   as   those   who   are ineligible.   Separation   data   show   types   of separations by race/ethnic group.    Analyze advancement data on personnel in zone for   advancement.   Data   show   those   personnel who   are   eligible   for   advancement,   are recommended for advancement, were advanced, passed but were not advanced, and failed.    Analyze   military   justice   data,   including   the number and proportion of persons put on report, screened   by   the   executive   officer   (XO), dismissed,   and   assigned   extra   military instruction (EMI). Also analyze the number and proportion  of  persons  referred  to  commanding officer’s   mast   and   to   courts-martial   and   the results   of   those   masts   and   courts-martial. Analyze   types   of   punishment   for   similar offenses   between   race/ethnic   groups   and   by gender for disparities in severity of punishment. Retain  demographic  data  and  the  results  of  the command  assessment  for  at  least  36  months  and  then destroy them. ACTION  PLANNING.—Once   commands identify   specific   issues,   they   can   address   those problems  systematically.  The  CAT  first  defines  and analyzes the problem and then generates and evaluates courses   of   action.   Finally,   it   recommends   to   the commander  the  most  appropriate  courses  of  action. The   command   then   develops   plans   of   actions   and milestones (POA&Ms) to monitor its effectiveness. Sexual Harassment Sexual harassment is a type of sex discrimination. Like all discrimination, it is prohibited. It violates the standards   of   honesty,   integrity,   and   impartiality required  of  all  DON  personnel.  All  Navy  personnel have   a   responsibility   to   maintain   a   working environment  free  of  sexual  harassment.  Additionally, off-duty  behaviors  that  affect  the  military  workplace may be considered to be sexual harassment. SECNAVINST   5300.26C   defines   sexual harassment as follows: “A form of sex discrimination that involves unwelcome sexual advances, requests for sexual favors, and other verbal or physical conduct of a sexual nature when: A.  Submission   to   such   conduct   is   made   either explicitly or implicitly a term or condition of a person’s job, pay, or career; or, B.  Submission to or rejection of such conduct by a person  is  used  as  a  basis  for  career  or  employment decisions affecting that person; or, C.  Such   conduct   has   the   purpose   or   effect   of unreasonably   interfering   with   an   individual’s   work performance   or   creates   an   intimidating,   hostile,   or offensive working environment." Leaders must set the example in treating all people with dignity and respect. Sexual harassment in any form must   not   be   ignored   or   condoned.   Individuals   who believe  they  have  been  sexually  harassed  should  be encouraged   to   address   their   concerns   or   objections. Additionally, the recipients of sexual harassment must 3-9